MALOTE DIGITAL DO CNJ

A produção de documentos de arquivo em suporte papel está com os dias contados. Afirmações desse tipo vêm sendo feitas desde os anos 80, o ideal do escritório sem papel alavancou diversas iniciativas, nem sempre bem sucedidas, de microfilmagem/digitalização de documentos. Ainda é comum a idéia de que basta jogar o papel em um scanner, verificar sua imagem na tela do computador e dar o trabalho por encerrado.

Dia 25/03 assisti a uma palestra sobre um software chamado Malote Digital (MD), o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) está articulando para que esse programa seja, no futuro, o único meio para comunicação administrativa no âmbito dos órgãos do poder judiciário. O MD foi criado pelo TJ-RN, já está sendo utilizado em vários tribunais e é geralmente definido como:

[...] um conjunto de módulos de sistemas computacionais com a finalidade de organizar, autenticar e armazenar comunicações recíprocas, oficiais e de mero expediente, entre as Unidades Organizacionais da Justiça.

Memorandos, relatórios, requerimentos e outras diversas espécies documentais [excluídos os processos administrativos] tramitarão exclusivamente dentro desse sistema, não sendo mais materializados em suporte papel.

O sistema suporta os documentos por 5 anos depois elimina todos, indiscriminadamente. É como um e-mail gigante acoplado a uma bomba relógio. Classificação arquivística e avaliação documental existem?

Fiz algumas perguntas ao palestrante:


- E se eu quiser/precisar guardar algum documento por mais tempo, 7, 10 anos, isso pensando em prazos de precaução e prescrição, o que devo fazer?

- Você deve salvar o documento em seu computador, no drive C, em um drive de rede.

- Assumindo pessoalmente a custódia de um documento institucional?

- Sim.

- Mesmo a assinatura digital só tendo validade quando o documento está inserido dentro dos parâmetros de segurança do MD?

- Sim.

- No quinto ano quando for haver a eliminação será possível, já que o sistema não oferece nenhuma estrutura de organização para os documentos, fazer a leitura de milhares de documentos para conferir se algum tem particularidades que justifiquem a guarda por mais tempo?

- Isso tudo vai depender dos gestores de cada unidade administrativa, eles devem pensar essas regras, por exemplo, pode se definir que é preciso salvar dez documentos por dia. (!!???)

Ao construir um avião deve-se sempre ter em mente que ele precisa decolar e pousar.
Por não ter um módulo de arquivamento consistente ou mesmo procedimentos consolidados para regular essa questão, o MD (em sua atual concepção) é como um avião que decola carregado de lotes e mais lotes de arquivos digitais, porém não é capaz de pousar com segurança, trazendo risco aos documentos e, consequentemente, às situações administrativas que eles apoiam, operacionalizam e comprovam.

FÓRUM - DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Os trabalhos ocorreram dia 22 e 23, segunda e terça-feira desta semana, lá no prédio do Ministério do Planejamento; infelizmente não pude participar. Mas o programa do evento vai ser bem útil pois oferece um bom guia sobre as cabeças que estão pensando a questão dos documentos digitais num nível mais pragmático. As palestras seguiram conforme listado abaixo:

PAINEL 1 - EXPERIÊNCIAS INSTITUCIONAIS

. AGILIS - Programa de gestão documental. Wilmar Barros de Castro - Coordenador de gestão documenal do STJ.

. Projeto de modernização de arquivos - PROMA/TJDFT . Otacílio Guedes Marques - Analista Judiciário do TJDFT.

. Digitalização e microfilmagem de documentos no TSE. Yan Amaral Engelke - Chefe da Seção de Arquivo do TSE.

. A experiência da ANA na implantação da digitalização de documentos arquivísticos. Andréia de Castro Costa Xavier - Gerente-Executiva do Centro de Documentação da Agência Nacional de Águas.

. Contratação de serviços para digitalização e microfilmagem eletrônica na Câmara dos Deputados . Laila Monaiar - Analista legislativo da CD.

. Digitalização de pastas funcionais. Evandro Luiz de Oliveira - Coordenador-Geral de suporte ao desenvolvimento e segurança de sistemas do Ministério do Planejamento, Orgamento e Gestão.

PAINEL 2 - IMPLICAÇÕES TECNICAS E ADMINISTRATIVAS

. A instrução normativa APE/SAESP 1/2009: gestão, preservação e acesso aos documentos digitais e digitalizados. Humberto Celeste Inarelli - Analista de Sistemas do Arquivo Edgard Leuenroth - UNICAMP.

. Recomendações gerais para digitalização de documentos arquivísticos permanentes: uma ação do Conselho Nacional de Arquivos de Arquivos - CONARQ. Carlos Augusto da Silva Ditadi - Especialista em gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais - CTDE/CONARQ.

. Preservando documentos digitais autênticos. Cláudia Lacombe Rocha - Especialista em Gestão e Preservação de Documentos Eletrônicos - CTDE/CONARQ - Arquivo Nacional


PAINEL 3 - IMPLICAÇÕES LEGAIS

. Aspectos jurídicos do arquivamento eletrônico de documentos. José Henrique Barbosa Moreira Lima Neto - Advogado - Câmara técnica de documentos eletrônicos - CTDE/CONARQ.

. Questões legais sobre a digitalização de documentos públicos. Felipe Nogueira Fernandes - coordenador de atos normativos - Ministerio do Planejamento, Orçamento e Gestão- MP.

. Aspectos jurídicos da digitalização de documentos. Guilherme Alberto Almeida - Assessor da Secretaria de Assuntos Legislativos - Ministério da Justiça

. Digitalização de documentos: aspectos legislativos. Fábio Luiz Mendes - Consultor Legislativo - Câmara dos Deputados.

. A certificação digital no procedimento de digitalização. André Pinto Garcia - Procurador-Chefe - Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI.

. Digitalização de documentos a visão da CGU. Eveline Martins Brito - Coordenadora-geral de técnicas de controle e qualidade. SFCI - CGU.

ANOTAÇÕES SOBRE OS RUMOS DA PESQUISA - 1

Anteontem, 22/03/2010, a pesquisa sobre Processo Judicial Digital (PJD)ganhou seu primeiro ar de seriedade. Digo isso porque o projeto de pesquisa original foi concebido ao melhor estilo do-it-yourself. A maior companhia que tive foram os textos dos pensadores que admiro.

O processo de criação foi difícil, quanto mais se aproximava a data de entrega do pré-projeto para concorrer à seleção do mestrado mais as idéias fugiam. Porém na última semana, no último dia do prazo, sob pressão, as palavras fluíam como uma cachoeira. Desse modo, inevitavelmente, algumas aproximações com a CI soaram forçadas e formalidades foram atropeladas. O texto nasceu passional, disforme, porém não acrítico.

Na primeira leitura conjunta com a Professora Georgete, morreu o ideal do ‘exército de um homem só’, novos caminhos foram delineados e um lampejo de qualidade científica circundou o projeto. Destaco os seguintes pontos:

- Posicionamento positivo da professora, quanto à possibilidade de eu procurar elementos que enriqueçam a proposta a partir de conversas com outros Professores e mestrandos.

- Inicialmente a proposta previa um mapeamento das iniciativas de PJD no âmbito da justiça superior, porém acordamos em limitar o estudo ao STJ, que é a instituição que tem o PJD em estágio mais avançado.

- Caracterização da pesquisa como descritiva e explicativa.

- Visualização de aproximações do tema com a História, a Ciência Política, a Sociologia e a Administração. Indicação da possibilidade de no segundo semestre letivo cursar disciplinas fora do CID.

- Indicação de leitura das obras:
COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves et all. A formação e a pesquisa em arquivística no mundo contemporâneo. Tra. Luis Carlos Lopes. Brasília: Finatec, 1999.
DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Estudos históricos, Rio de Janeiro, v. 7, n. 13, p. 49-64, jan./jun. 1994.

- Devem ser aprofundados os estudos sobre: moreq- jus, sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, origem e evolução administrativa do STJ, PJD no panorama internacional.

- Necessidade de se desenvolver um cronograma para a evolução do trabalho no primeiro semestre de 2010.

- Publicação de um artigo até dezembro de 2010.

Processo Judicial Digital - Uma análise a partir da Diplomática Arquivística

RESUMO

Na primeira década do século XXI, o debate sobre a dicotomia morosidade x modernização da Justiça brasileira convergiu para a idéia de que a celeridade e a qualidade de prestação jurisdicional somente serão atingidas a partir do desenvolvimento de um novo conceito sobre um documento de arquivo em particular: o processo judicial. O consenso entre juristas, administradores e profissionais da informação é pela erradicação do suporte papel e implantação de sistemas de gerenciamento de autos digitais, mas a esse ideal ainda não foi arraigada a preocupação com a preservação dos autos a médio e longo prazo.

PROBLEMA

A Lei n°. 11.419, instituidora do processo eletrônico no Brasil, está em vigor desde 19/12/2006, encorajados por essa lei diversos tribunais do país deram início ao desenvolvimento de seus sistemas gerenciadores de processos judiciais digitais, eliminando por completo ou parcialmente o suporte papel. Porém apenas em julho de 2009 o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) submeteu o Modelo de Requisitos de Metadados para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro (MoReq-Jus) à consulta pública.

Nesse quadro o que se pode afirmar sobre a qualidade arquivística desses processos judiciais digitais, se sua produção, classificação, tramitação, arquivamento e preservação não têm base em um modelo consolidado de metadados?

OBJETIVO GERAL

Identificar e analisar as iniciativas de desenvolvimento de sistemas eletrônicos de processamento de ações judiciais por meio de autos digitais traçando um prognóstico para acessibilidade a médio e longo prazo dos documentos geridos por esses sistemas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Compreender a evolução da figura do processo judicial como documento diplomático e arquivístico;

- Mapear as iniciativas e tendências de desenvolvimento de sistemas de processo judicial, no âmbito justiça superior brasileira;

- Entender os pressupostos para criação, tramitação, classificação, tramitação e arquivamento de um processo judicial digital;

- Analisar o potencial do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro (MoReq-Jus)como instrumento de garantia para autenticidade e fidedignidade dos autos digitais.

MARCO ZERO DA PESQUISA

Sócrates dizia que nada sabia que pudesse ser ensinado a outra pessoa. Ao mesmo tempo, declarava que a perfeição humana está no conhecimento do bem e do mal. Porque este conhecimento não pode ser ensinado como os conhecimentos de outros tipos? Porque tudo o que outra pessoa pode me ensinar é que tais e tais coisas são tidas como boas, que tais e tais ações são tidas como certas, por uma autoridade exterior ou pela própria sociedade.

Informações deste tipo podem ser passadas por meio da instrução; na verdade, elas formam a substância total da educação moral tal como é comumente praticada. Não saberei se isto ou aquilo é bom ou certo até que possa vê-lo diretamente por mim mesmo; e, assim que eu puder ver por mim mesmo, esse conhecimento pode descartar aquilo em que, segundo me dizem, as pessoas acreditam ou pensam acreditar. O conhecimento dos valores, na verdade, é uma questão de revelação direta, como ver que o céu é azul e a grama, verde. Ele não consiste de pedaços de informação que podem ser passados de uma mente para outra. Em última instância, todo indivíduo deve ver e julgar por si mesmo o que é bom para ele fazer. O indivíduo, se deve ser um homem completo, deve tornar-se moralmente autônomo e controlar sua própria vida.

CORNFORD, Francis Macdonald, 1874-1943. Sócrates. In:______.Antes e depois de Sócrates/Francis Macdonald Comford; tradução Valter Lelis Siqueira - São Paulo: Martins Fontes, 2001. p. 41-42.