MALOTE DIGITAL DO CNJ

A produção de documentos de arquivo em suporte papel está com os dias contados. Afirmações desse tipo vêm sendo feitas desde os anos 80, o ideal do escritório sem papel alavancou diversas iniciativas, nem sempre bem sucedidas, de microfilmagem/digitalização de documentos. Ainda é comum a idéia de que basta jogar o papel em um scanner, verificar sua imagem na tela do computador e dar o trabalho por encerrado.

Dia 25/03 assisti a uma palestra sobre um software chamado Malote Digital (MD), o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) está articulando para que esse programa seja, no futuro, o único meio para comunicação administrativa no âmbito dos órgãos do poder judiciário. O MD foi criado pelo TJ-RN, já está sendo utilizado em vários tribunais e é geralmente definido como:

[...] um conjunto de módulos de sistemas computacionais com a finalidade de organizar, autenticar e armazenar comunicações recíprocas, oficiais e de mero expediente, entre as Unidades Organizacionais da Justiça.

Memorandos, relatórios, requerimentos e outras diversas espécies documentais [excluídos os processos administrativos] tramitarão exclusivamente dentro desse sistema, não sendo mais materializados em suporte papel.

O sistema suporta os documentos por 5 anos depois elimina todos, indiscriminadamente. É como um e-mail gigante acoplado a uma bomba relógio. Classificação arquivística e avaliação documental existem?

Fiz algumas perguntas ao palestrante:


- E se eu quiser/precisar guardar algum documento por mais tempo, 7, 10 anos, isso pensando em prazos de precaução e prescrição, o que devo fazer?

- Você deve salvar o documento em seu computador, no drive C, em um drive de rede.

- Assumindo pessoalmente a custódia de um documento institucional?

- Sim.

- Mesmo a assinatura digital só tendo validade quando o documento está inserido dentro dos parâmetros de segurança do MD?

- Sim.

- No quinto ano quando for haver a eliminação será possível, já que o sistema não oferece nenhuma estrutura de organização para os documentos, fazer a leitura de milhares de documentos para conferir se algum tem particularidades que justifiquem a guarda por mais tempo?

- Isso tudo vai depender dos gestores de cada unidade administrativa, eles devem pensar essas regras, por exemplo, pode se definir que é preciso salvar dez documentos por dia. (!!???)

Ao construir um avião deve-se sempre ter em mente que ele precisa decolar e pousar.
Por não ter um módulo de arquivamento consistente ou mesmo procedimentos consolidados para regular essa questão, o MD (em sua atual concepção) é como um avião que decola carregado de lotes e mais lotes de arquivos digitais, porém não é capaz de pousar com segurança, trazendo risco aos documentos e, consequentemente, às situações administrativas que eles apoiam, operacionalizam e comprovam.